Kontrola w zarządzaniu

Kontrola w zarządzaniu polega na pracy menadżera jako kontrolera. Ma on za zadanie monitorować przebieg realizacji zadań, aby wykryć i ustalić pojawiające się ewentualnie odchylenia i prowadzić do ich korygowania. Na temat zarządzania,  kontrola zarządcza funkcjonuje jako termin management control lub management control systems (MCS). Jest to proces zorientowany na weryfikowanie postępu w realizacji zaplanowanych celów, skuteczność i efektywność organizacji podczas szacowania zasobów, kosztów i dochodów. Kontrola zarządcza jest ogółem funkcji i działań firmy. Rozumiana jako proces składa się z następujących, uzupełniających się wzajemnie elementów[1]:

• struktura i zasoby (na które składają się pracownicy korporacji oraz ich organizacja),
•  narzędzia (księgowość ogólna i analityczna, budżetowanie, sprawozdawczość, analiza oświadczeń o dochodach),
•  procedury w zakresie koordynowania działań i optymalizacji procesów.

Kontrola w głównej mierze powinna opierać się na przepływach informacyjnych zgodnych z formalnym podziałem pracy w przedsiębiorstwie. Zaś system kontroli powinien być jednoznaczny i zrozumiały zarówno dla osób kontrolowanych jak i kontrolujących. Menedżer znajduje się zarówno w centrum kontroli i w centrum przydzielania zadań i delegowania uprawnień z proporcjonalnym zakresem odpowiedzialności.

System kontroli zarządczej w jednostce składa się z następujących elementów:

1)        Środowisko wewnętrzne, które tworzy podstawę dla wszystkich pozostałych elementów Systemu Kontroli Zarządczej i na które składają się działania podejmowane w zakresie:

a)      przestrzegania wartości etycznych,

b)      gwarancja kompetencji zawodowych pracowników uczelni,

c)      gwarancja struktury organizacyjnej odpowiadającej celom i zadaniom uczelni,

d)     delegowania kompetencji osobom zarządzającym lub pracownikom.

2)         Cele i zarządzanie ryzykiem, które ma na celu rozszerzenie prawdopodobieństwa osiągnięcia celów i realizacji zadań uczelni poprzez podejmowanie między innym następujących zadań:

a)      sformułowanie misji, rozumianej jako ustalenie celu istnienia uczelni ,

b)      ustalenie celów i zadań, monitorowanie i ocena ich realizacji,

c)      rozpoznanie ryzyka czyli określenia zdarzeń, które mogą mieć wpływ na realizację założonych celów,

d)     analizę ryzyka, rozumianego jako definicja prawdopodobieństwa wystąpienia danego ryzyka i możliwych jego skutków,

e)      reakcji na ryzyko.

3)        Mechanizmy kontroli, które mają przedstawiać efektywną i skuteczną realizację reakcji na ryzyko, poprzez podejmowanie między innym następujących działań:

a)      dokumentowanie systemu kontroli zarządczej,

b)      kontrola nad wykonaniem zadań w celu ich oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji,

c)      zapewnienie ciągłości działalności uczelni,

d)     zapewnienia prawidłowej ochrony i wykorzystania zasobów uczelni,

e)      wdrożenia rygorystycznych mechanizmów kontroli dotyczących operacji finansowych i gospodarczych,

f)       ustalenie mechanizmów kontroli zapewniających bezpieczeństwo danych
i systemów informatycznych.

4)        Informacja i komunikacja, które mają zagwarantować wszystkim pracownikom w uczelni dostęp do informacji niezbędnych do wykonywania przypisanych im celów i zadań, między innymi poprzez:

a)      zapewnienie bieżącej informacji,

b)      gwarancje komunikacji wewnętrznej w ramach uczelni,

c)      zapewnienie komunikacji z podmiotami zewnętrznymi,

5)        Monitorowanie i ocena, które mają przedstawiać weryfikację obecności i funkcjonowania elementów Systemu Kontroli Zarządczej między innymi poprzez:

a)      monitorowanie systemu kontroli zarządczej,

b)      działania przeprowadzone przez służby audytu i kontroli,

c)      uzyskanie corocznego zapewnienia o poziomie kontroli zarządczej.

---

[1]E.  Kowalczyk, Kontrola zarządcza w jednostce sektora finansów publicznych. Wzory instrukcji i procedur, Pressom, Wrocław 2010, s. 21