Cykl o zasadach rachunkowości. Cz. I - Zasada kasowa contra memoriałowa

Rozpoczynamy krótki cykl (kilka odcinków) o zasadach rachunkowości, które stanową swego rodzaju biblię postępowania księgowych i na nich oparte jest prawo buchalteryjne, w tym między innymi nasza rodzima ustawa o rachunkowości. Na wstępnie o zasadzie kasowej i memoriałowej. Jedna z nich - w zależności od prawa - decyduje o momencie uwzględnienia przychodów oraz kosztów.

ZASADA KASOWA oznacza, że zdarzenia gospodarcze są ewidencjonowane równolegle do wpływu lub wypływu środków pieniężnych. Czyli zapłacono nam za usługę - mamy przychód, zapłaciliśmy my - mamy koszt. Problem polega na tym, że w Polsce dziś zasada kasowa obowiązuje tylko w jednostkach sektora publicznego; zgodnie z ustawą o finansach publicznych z 27 sierpnia 2009 r. Częściowo zasada kasowa obowiązuje również w rozliczeniach podatkowych.

Natomiast zarówno ustawa o rachunkowości z 29 września 1994 r, (dotyczy spółek z ograniczoną odpowiedzialnością i spółek akcyjnych nienotowanych publicznie), jak i Międzynarodowe Standardy Rachunkowości* (czyli prawo obowiązujące spółki publiczne) nakazują prowadzenie ewidencji wg ZASADY MEMORIAŁOWEJ. Prostym językiem można ją sprowadzić do zrozumiałego polecenia:
"Ujmij zdarzenia gospodarcze w okresach, których one DOTYCZĄ". Stosuje się ją w oderwaniu od terminów płatności, a w skrajnych przypadkach nawet w oderwaniu od dokumentów (faktur).

Aby to wytłumaczyć, posłużę się przykładami:


Przykład:
Przedsiębiorstwo zapłaciło składkę ubezpieczeniową za samochód służbowy w wysokości 12000 zł w grudniu 2015 roku. Składka dotyczy 2016 roku.
Zalecana ewidencja:
Przedsiębiorstwo winno odnieść do kosztów w każdym miesiącu 2016 roku wartość 1000 zł. Nieodniesione do kosztów składki do momentu rozliczenia stanowią  składnik aktywów - rozliczenia międzyokresowe czynne. Nie ewidencjonuje się kosztu w grudniu 2015 roku, mimo, że wówczas nastąpił wydatek.

Przykład:
Przedsiębiorstwo budowlane realizuje kontrakt długoterminowy na budowę obiektu sportowego. Płatności (równe) potwierdzane fakturami następują zaliczkowo wg harmonogramu (co miesiąc), a częściowe rozliczenie nastąpi po końcowym protokole odbioru.
Zalecana ewidencja:
Przedsiębiorstwo winno ... stale wyceniać swój kontrakt. Jest kilka metod wycen kontraktów długoterminowych, a najpopularniejsza polega na ocenie stopnia zaawansowania robót. I według niego (w uproszczeniu) można ewidencjonować przychód.

Przykład:
Firma A wystawiła 7 kwietnia Firmie B fakturę za usługę zrealizowaną w marcu. Termin płatności to 7 maja.
Zalecana ewidencja:
Firma A ewidencjonuje przychód w marcu, gdyż tego miesiąca dotyczy usługa.

Cdn.

*) MSR - Międzynarodowe Standardy Rachunkowości i Międzynarodowe Standardy Sprawozdawczości Finansowej, z ang. IFRS, czyli prawo obowiązujące spółki publiczne w Polsce na zasadzie pierwszeństwa przed zapisami krajowej ustawy o rachunkowości.